Una guía para la administración de condominios - hogar, Condominio

Los condominios son un concepto elegante y único para los hogares. Ostensiblemente una serie de unidades en un edificio más grande (similar a los apartamentos) o casas unifamiliares en una estructura comunitaria, cada condominio tiene un propietario individual y áreas comunes mantenidas/utilizadas por todos. Las asociaciones de propietarios a menudo supervisan parte del mantenimiento, las reglas generales y los gastos. Trabajar como administrador de condominios/HOA es un trabajo difícil, pero alguien tiene que hacerlo. Ahí es donde intervienen los administradores de condominios para asumir un papel integral dentro de la asociación de propietarios. Aquí hay una breve guía que explica cómo hacerlo.

¿Qué hace un administrador de condominios?

Decirle a alguien que eres un administrador de condominios en realidad no les da una idea de lo que implica el trabajo. La frase «gerente» puede tener un significado increíblemente abstracto. Simplemente no es muy específico en absoluto. Estas son algunas de las responsabilidades que un administrador de condominios podría tener que asumir durante su mandato:

  • Mantener las áreas comunes
  • Recaudar cuotas y pagos
  • Mantener activos
  • Resolver problemas y quejas de los residentes.
  • Realizar operaciones cotidianas
  • Proyectos de presupuestos
  • Preparar estados financieros
  • Planifica cómo la se asigna un fondo de reserva
  • Manténgase dentro de los presupuestos
  • Gestión de proyectos en toda la asociación.
  • Comunicación con los residentes sobre elementos clave.
  • Manejo de conflictos

Hay, por supuesto, deberes mucho más matizados que caen bajo el paraguas de ser un administrador de condones, pero estos son los más probables. Es un trabajo bastante extenso, por lo que encontrar herramientas para ayudar a automatizar algunas tareas o administrar cosas puede ser algo bueno. Estos incluyen herramientas tecnológicas basadas en la nube como

software de administración de condominios y automatización. No estoy de acuerdo con encontrar formas de facilitar tanto a la administración como a los residentes el pago de cuotas, la transferencia de títulos de propiedad, la presentación de quejas, la resolución de problemas y la gestión de reparaciones de manera oportuna.

Cobro de cuotas

En una comunidad de propietarios, todos deben pagar sus cuotas. Las cuotas se destinan a mejorar la comunidad, mantener las áreas comunes, reparaciones y otros gastos que la junta de HOA normalmente vota para aprobar. Pagar cuotas es solo parte de vivir dentro de los límites de una HOA o condominios. Sin embargo, cobrar esas cuotas puede resultar difícil a veces. En lugar de dar vueltas y cobrar cheques, puede ser más fácil implementar una solución automatizada de algún tipo para supervisar los procesos de cobro de cuotas. Las cuotas y tarifas cubren el costos de mantenimiento y conservaciónpor lo que asegurarse de que se recopilen correctamente es crucial para el rol de cualquier administrador de condominios.

presupuesto

Cada organización tiene presupuestos que deben hacer y cumplir tanto como sea posible. No es diferente con la gestión de un condominio. El presupuesto debe cubrir bastantes áreas en este sentido. Elaborar un presupuesto es más complejo que simplemente averiguar cómo se van a asignar los fondos. Se trata de evaluar las necesidades de la comunidad, comprender los costos y encontrar el dinero para cubrir estos costos. Es útil mirar los informes de años anteriores para evaluar los datos. Las soluciones automatizadas facilitan la generación de informes, por lo que puede llevar la contabilidad y acceder a la información de años anteriores sin mucha dificultad. Entonces es cuestión de buscar ofertas de fuentes confiables. En ese sentido, no es diferente a los envíos por cotizaciones de seguros de vida. El presupuesto es un desafío, claro, pero encontrar formas de hacerlo más simple solo beneficiará a la comunidad a largo plazo.

Encontrar proveedores para reparaciones

Todo se descompone o cae en mal estado después de un tiempo. Sin el mantenimiento y la conservación adecuados, las propiedades de condominio (y especialmente las áreas comunes) pueden requerir algunas reparaciones. A veces es algo simple como algunas tejas del techo o algo de plomería. Otras veces, puede encontrarse buscando desesperadamente personal de mantenimiento y proveedores para proyectos importantes. Parte de encontrar el proveedor adecuado para el trabajo se reduce a la evaluación y la comunicación. Primero, el gerente necesita encontrar un proveedor o una serie de proveedores que puedan ser adecuados para el trabajo. Entonces debería haber un proceso de investigación sólido para determinar si el proveedor es una buena opción para la comunidad Evaluar sus habilidades de comunicación, su capacidad, su reputación. ¿Otros clientes están contentos con su trabajo? ¿Cuáles son sus tarifas? ¿Tienen un nivel constante de alto rendimiento a lo largo del tiempo que sería beneficioso para su comunidad? Si es así, entonces podría valer la pena contratarlos. Si decide contratar e incorporar a un proveedor, deberá administrarlo de manera efectiva. Si está utilizando una solución de automatización para cobrar cuotas y presupuestar, es posible que pueda usar el mismo sistema para supervisar la gestión de guardabarros. Mitigar el riesgo y prevenir problemas con los proveedores es solo otra parte del trabajo de cualquier administrador de condominios, y hay muchos desafíos que lo acompañan.

Gestión de propietarios

Una guía para la administración de condominios - hogar, Condominio

Un aspecto que se pasa por alto en la gestión de condominios es la ecuación de gestión del propietario. Administrar quién es dueño de qué propiedades es parte del trabajo de un administrador de condominios. Esto también cubre cualquier cambio en la propiedad o transferencias de propiedad. Ayuda a determinar las evaluaciones adeudadas y otros factores integrales para el funcionamiento de la comunidad. Esta es otra área en la que el software de administración de condominios brilla al permitir que los administradores creen y accedan a bases de datos mientras pueden cambiar la información a pedido para reflejar con precisión el estado actual de la comunidad.